Sử dụng sổ tay hiệu quả để quản lý công việc

Bạn đã biết cách sử dụng sổ tay thật hiệu quả chưa? Hãy cùng Duyên Dáng khám phá những bí quyết áp dụng được ngay ở văn phòng nhé.

Dịp 8/3 vừa rồi có rất nhiều bạn khi tham gia cuộc thi “Đi làm bạn mang gì” do Vietnamworks tổ chức đều có một cuốn sổ nhỏ trong tấm hình dự thi của mình. Qua đây Duyên Dáng (2D) cũng muốn chia sẻ một chút kinh nghiệm sử dụng sổ mà mình đã tích lũy được với các bạn, bảo đảm bạn sẽ thấy làm việc hiệu quả hơn và còn khiến đồng nghiệp phải trầm trồ khen ngợi khi nhìn vào cuốn số của bạn đấy.


1. “Chia để trị”

Bạn từng bị thế này chưa? Bạn ghi chú một việc gì đó vào cuốn sổ của mình xong đến khi cần tìm lại thì cứ lật mãi, lật mãi mà chẳng thấy phần mình đã ghi nằm ở đâu cả. Cuốn sổ giờ đã trở thành một mê cung vô tận và bạn chỉ còn cách bỏ cuộc vì không tìm thấy lối ra. Chính vì thế, 2D đề nghị các bạn nên chia nhỏ cuốn sổ của bạn thành từng phần tùy theo mục đích sử dụng, độ dày của mỗi phần cũng tùy thuộc vào bạn có nhiều điều cần phải ghi trong phần đó hay không.

uốn sổ cho công việc của 2D hiện giờ được chia thành 4 phần: Project (các dự án mình phụ trách), To Do (việc cần làm hằng ngày), Meeting (ghi chú trong các cuộc họp) và Notes (ghi chú thường).

2. Bảng “thần kì”

Đôi khi bạn sẽ cần sử dụng giấy nhớ để ghi chú một vài điều. Lợi ích của giấy nhớ là chúng có độ dính không cao nên bạn có thể dễ dàng thay đổi vị trí của chúng mà không sợ ảnh hưởng đến trang giấy của cuốn sổ. Hay bạn có khi sai điều gì thì cũng dễ dàng gỡ bỏ đi và thay bằng tờ khác, không phải bôi xóa nhìn không được đẹp cho lắm. Tuy nhiên lúc nào cũng mang theo bên mình một đống các thể loại giấy nhớ thì cũng không tiện chút nào đúng không các bạn?

Đừng lo lắng nữa, bởi vì đã có Bảng thần kì đây!!! Bạn chỉ cần lấy một miếng bìa nhựa có kích thước nhỏ hơn cuốn sổ của mình một chút và dùng băng keo hai mặt để dán tất cả các loại giấy nhớ bạn hay sử dụng vào và kẹp vào trong cuốn sổ của mình. Thế là bạn đã có một trợ thủ đắc lực luôn bên bạn bất cứ lúc nào và bất cứ nơi đâu rồi đó.

Một lưu ý nhỏ là các bạn đừng quá tham lam để rồi dán nguyên một xấp giấy dày ơi là dày vào rồi không cách nào đóng cuốn sổ lại được nha, chỉ nên dán khoảng 15 – 20 tờ cho mỗi loại giấy nhớ thôi nhé.

3.Lịch tháng “đa zi năng”

Nhiều người thường không để ý đến phần lịch tháng được đính kèm trong các cuốn sổ. Nhưng nếu bạn biết sử dụng một cách hiệu quả, bạn có thể dễ dàng quản lý các ngày trong tháng đấy. Nhiều khi bạn sẽ quên hay không kịp thời gian chuẩn bị cho một sự kiện nào đó, hãy ghi chú lại những việc quan trọng trong từng ngày để khi nhìn vào phần lịch tháng là bạn sẽ biết ngay sự kiện gì sắp xảy ra.

Còn muốn ghi gì thì tùy các bạn hết, như là ngày sinh nhật của gia đình, bạn bè, các ngày kỉ niệm quan trọng, các sự kiện trong công ty… Tùy vào sở thích của bạn để trang trí cho thật nổi bật nhé, có như thế bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ điều gì nữa đâu.

4. Phân loại theo màu

Nếu bạn không chỉ sử dụng sổ cho công việc mà còn cho cả các hoạt động hằng ngày của mình thì việc dùng một loại màu mực để ghi chú sẽ gây nhàm chán và khó phân biệt nữa. Để tránh nhầm lẫn, bạn nên tạo một “hệ thống màu” của riêng mình để cho từng hoạt động trong ngày của bạn nhé. Và đừng quên mình đã chọn màu gì cho việc gì rồi đấy, không là chính bản thân bạn cũng bó tay với cuốn sổ của mình luôn.

Trên đây là cách mà 2D sử dụng cuốn sổ của mình. Hy vọng có thể giúp ích cho các bạn. Không biết mọi người sao chứ nhờ vào việc ngồi trang trí, sắp xếp mọi thứ thế này mà mình thấy hứng thú với công việc hằng ngày hơn đấy.

Còn bạn thì sao? Bạn thường sử dụng sổ như thế nào. Nếu bạn có cách sử dụng nào hay thì đừng quên chia sẻ lên cho mọi người cùng biết nhé.